Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste: yhteystietorekisteri

Tutustu huolellisesti Suomen Benelux-instituutin yhteystietorekisterin tietosuojaselosteeseen. Instituutti sitoutuu käsittelemään henkilötietoja noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan erityisesti EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen sekä henkilötietoja koskevaan kansalliseen lainsäädäntöön.

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Benelux-instituutti
Y-tunnus Suomi: 0982406-5
Yritystunnus Belgia: 0851.551.914
Yhteystiedot: Rue de l’Arbre/Boomstraat 14/3, 1000 Bryssel, Belgia / info@finncult.be / puh. +32 468 15 56 72 (tsto)

2 Rekisterin nimi

Suomen Benelux-instituutin yhteystietorekisteri.

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tiedottaja Ela Suleymangil
Yhteystiedot: Rue de l’Arbre/Boomstraat 14/3, 1000 Bryssel, Belgia / ela.suleymangil@finncult.be / puh. +32 486 84 42 48

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja tiedonlähteet

Kerättäviä henkilötietoja käytetään instituutin yhteistyösuhteiden hoitamiseen sekä toiminnasta viestimiseen.

Käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla hän hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn.

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Selvyyden vuoksi todetaan, että rekisteröidyt ovat tietosuojalainsäädännön mukaisia rekisteröityjä. Tietojen tallennus ja käsittely perustuvat rekisteröidyn suostumukseen, jonka hän antaa esim. tilatessaan uutiskirjeen tai solmiessaan yhteistyösopimuksen instituutin kanssa.

5 Rekisterin tietosisältö

Henkilön tiedot
Henkilön nimi, titteli, organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotipaikka, kieli ja kotimaa.

Henkilön ja instituutin yhteyteen liittyvät tiedot
Henkilön suhde instituuttiin, henkilön kontaktihenkilö instituutin sisällä.

6 Rekisterin käyttäjät

Henkilötietoja käsittelevät instituutin henkilökunnan jäsenet. Käyttöoikeus rajoitetaan joko pelkästään tietojen katseluun tai päivittämiseen siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät edellyttävät.

7 Rekisterin suojaus

Tiedot kerätään Mailchimp-järjestelmään. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu salatun SSL-yhteyden kautta.
Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Instituutin ja Mailchimpin välillä on tehty sopimus tietojen käsittelystä, jossa todetaan palvelun olevan asetuksen mukainen. Mailchimp toteaa myös alihankkijoidensa palveluiden olevan asetuksen mukaisia.

Aineistot säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa tai laittomasti hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä.

Instituutti sitoutuu noudattamaan kaikessa toiminnassaan riittäviä turvatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Riittävillä turvatoimilla tarkoitetaan teknisiä toimia kuten tietokoneiden virustorjuntaa, palomuureja tai toimitilojen kulunvalvontaa, sekä organisatorisia toimia kuten riittävien ja asiantuntevien resurssien huolehtimista ja henkilökunnan riittävää ohjeistamista. Instituutti käsittelee henkilötietoja luottamuksellisina ja huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat työntekijät ja/tai alihankkijat ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen ja/tai heitä sitoo muu salassapitovelvoite. Instituutti arvioi säännöllisesti edellä mainittujen toimenpiteiden tehokkuutta henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.

8 Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta instituutin ulkopuolelle.
Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika ja poisto

Instituutti säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin niihin liittyvää toimintaa järjestetään.
Rekisteröity voi kuitenkin pyytää häntä koskevien tietojen poistamista milloin tahansa.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on oikeus saada nähtäväksi hänestä tallennetut tiedot, oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä tulla poistetuksi, ellei tietojen säilytykseen ole laillista perustetta.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista, vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus siirtää häntä itseään koskevat tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle tietosuojalainsäädännössä säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee esittää aina rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (tiedottaja Ela Suleymangil, Rue de l’Arbre/Boomstraat 14/3, 1000 Bryssel, Belgia / ela.suleymangil@finncult.be / puh. +32 486 84 42 48).

11 Oikeus valitukseen

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.